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IP Office 4.0 4610 und 5610 Benutzerhandbuch 15-601080 Version 4 (31.01.2007)
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Inhaltsverzeichnis Das Telefone..........................1 Über dieses Handbuch ..........................1 Überblick..............................1 Anrufpräsentationstasten..........................4 Symbole für Anrufpräsentationstasten ....................... 5 Systemfunktionen ............................5 Anmelden ..............................6 Abmelden ..............................7 Kein Benutzer ............................. 7 Display................................ 8 Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung ..............9 Einen Anruf entgegennehmen........................9 Tätigen von Anrufen ..........................
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4610 und 5610 Benutzerhandbuch Auswahl der Auswahl der Sprache......................34 Anz. b. Annahme ............................34 Anz. b. Anruf............................. 35 Rufdauer anzeigen ........................... 35 Anzeigerate für Nachrichten ........................35 Optisches Rufsignal..........................36 Funktionstasten ........................37 Überblick über die Funktionstasten ......................37 Programmieren von Funktionstasten......................
Das Telefone Über dieses Handbuch In diesem Handbuch wird die Verwendung der Funktionen Ihres Avaya IP Office 4610/5610-Telefons beschrieben. Grundlegende Telefoneinstellungen und Funktionalität finden Sie in der Schnellreferenz für Ihr IP Office- Telefon. Weitere Informationen über IP Office finden Sie unter www.avaya.com/support und unter http://marketingtools.avaya.com/knowledgebase.
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4610 und 5610 Benutzerhandbuch 2. Lampe "Nachricht wartet": Hat folgende Funktion: • Leuchtet (kontinuierlich) auf: Es sind neue Nachrichten in Ihrer VoiceMail-Mailbox oder einer anderen Mailbox vorhanden, für die Sie eine Benachrichtigung bei wartenden Nachrichten erhalten. • Blinken: Die Leuchte kann auch so eingestellt werden, dass sie blinkt, wenn ein Anruf auf dem Telefon ankommt.
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Das Telefone 11. Sprechgarniturbuchse: Diese Buchse, an die eine Sprechgarnitur angeschlossen werden kann, befindet sich an der Seite des Telefons. Lautsprecher-Taste und LED: Aktiviert die Lautsprecherfunktion. Wenn der Lautsprecher aktiv ist, leuchtet die zugehörige LED durchgehend. TELEFON/BEENDEN: Zeigt den Hauptbildschirm der Telefonanwendung an oder beendet gegebenenfalls die aktuelle IP Office-basierte Funktion, wie die Kurzwahl oder das Anrufprotokoll, und normalisiert die Anzeige.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Anrufpräsentationstasten Standardmäßig enthält die erste Seite des Hauptbildschirms zur Anrufbearbeitung drei Tasten, die als Anrufpräsentationstasten eingerichtet sind. Diese Tasten werden Ihnen vom Systemadministrator zugewiesen und sind mit a=, b= und c= bezeichnet. Der Systemadministrator kann eine Anrufpräsentationstaste durch Folgendes ändern: •...
Das Telefone Symbole für Anrufpräsentationstasten Mithilfe der Symbole, die für die Anrufpräsentations- bzw. Funktionstasten angezeigt werden, können Sie den Status (beispielsweise „Gehalten“) der einzelnen Anrufe ermitteln. Des Weiteren geben Symbole an, ob eine Funktion für eine bestimmte Taste aktiviert wurde. •...
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Anmelden Ihr Administrator hat Ihre anfängliche Konfiguration erstellt, sodass Sie automatisch auf Ihrer privaten Nebenstelle angemeldet werden. Es kann jedoch sein, dass Sie sich aus den folgenden Gründen anmelden müssen: • Erzwungene Anmeldung - Falls Ihre Konfiguration keine automatische Anmeldung auf Ihrer privaten Nebenstelle gestattet.
Das Telefone Abmelden Falls Ihnen ein Anmeldungscode zugewiesen wurde, können Sie Ihr Telefon abmelden, um seine unbefugte Verwendung während Ihrer Abwesenheit oder zum Zweck des Datenschutzes zu verhindern. Falls Sie sich von einer anderen Nebenstelle abmelden, wird das System Sie auf Ihrer privaten Nebenstelle wieder anmelden, sofern die Option der erzwungenen Anmeldung nicht eingestellt ist.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Display Telefon gesperrt: Nur interne Anrufe möglich. Rufweiterleitung ein: Siehe Rufweiterleitung. In Gruppe: Sie können die Gruppenmitgliedschaft aktivieren/deaktivieren. Gehaltene Anrufe: Zeigt die Anzahl gehaltener Anrufe. Siehe Halten. Nicht stören eingeschaltet: Siehe Nicht stören. KBen Kein Benutzer: Die Nebenstelle ist zur Zeit nicht angemeldet, siehe Kein Benutzer Außerhalb der Bürozeiten: Dies wird angezeigt, wenn sich eine oder mehrere Gruppen im Modus "Außerhalb der...
Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung Einen Anruf entgegennehmen Wenn an Ihrem Telefon ein Anruf eingeht, ertönt ein Klingelton, und neben der entsprechenden Anrufpräsentationstaste wird ein blinkendes Glockensymbol ( ) angezeigt. So nehmen Sie Anrufe an Ihrer eigenen Nebenstelle entgegen: Gehen Sie auf eine der beiden beschriebenen Arten vor. •...
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Tätigen von Anrufen Mit dem Telefon können Sie auf unterschiedliche Weise Anrufe tätigen: So tätigen Sie einen Anruf manuell: 1. Wählen Sie die gewünschte Nummer auf der Telefontastatur. Denken Sie stets daran, zum Anrufen einer externen Nummer die erforderliche Vorwahl, beispielsweise 9, für eine externe Leitung zu wählen und verfolgen Sie den Anruffortschritt mit.
Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung Arbeiten mit der Sprechgarnitur Wenn Sie mit Ihrem Telefon eine Sprechgarnitur verwenden möchten, müssen Sie diese an die entsprechende Buchse am Boden des Telefons anschließen. Sie aktivieren und deaktivieren die Sprechgarnitur durch Betätigen der Taste Sprechgarnitur. Wenn die Verwendung der Sprechgarnitur eingeschaltet ist, leuchtet die Leuchte neben dieser Taste.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Lautsprecher Über den integrierten, bidirektionalen Lautsprecher können Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen, ohne den Hörer abnehmen zu müssen. Beachten Sie, dass diese Art der Verwendung für bestimmte Umgebungen (wie sehr geräuschvolle Orte) möglicherweise nicht geeignet ist. Außerdem sollten Sie darauf achten, direkt in Richtung des Geräts zu sprechen.
Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung Wahlwiederholung Mit der Wahlwiederholungsfunktion können Sie automatisch eine zuvor gewählte Nebenstelle oder externe Nummer (bis zu 24 Ziffern) wählen. Wenn Sie zweimal hintereinander die gleiche Nummer gewählt haben, erscheint diese Nummer nur einmal in der Wahlwiederholungsliste. So wählen Sie eine zuvor gewählte Nummer: •...
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Halten Wenn Sie gerade einen Anruf bearbeiten und ein zweiter Anruf eingeht, der durch eine Anrufpräsentationstaste angezeigt wird, können Sie den ersten Anruf auf Halten setzen und den neuen Anruf annehmen. So halten Sie einen bestehenden Anruf: 1.
Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung So vermitteln Sie einen gehaltenen Anruf an eine andere Nebenstelle: 1. Wenn Sie gerade telefonieren, während ein weiterer Anruf eingeht, drücken Sie Halten und nehmen Sie den zweiten Anruf entgegen. 2. Sie stellen den neuen an den gehaltenen Anruf durch, indem Sie Vermitteln drücken und anschließend die Nummer des gehaltenen Anrufs wählen.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Parken von Anrufen Sie können einen Anruf oder mehrere Anrufe parken und dann andere Anrufe tätigen oder empfangen. Sie können den geparkten Anruf auch an einer anderen Nebenstelle annehmen. Das System kann Anrufe nur für einen kurzen Zeitraum parken, bevor sie weiterverbunden werden. Die Standardeinstellung beträgt 5 Minuten.
Verwenden von Kurzwahlen Überblick über Kurzwahlen Das Telefon kann bis zu 48 persönliche Kurzwahlen speichern. Drücken Sie K-Wahl, um einen Bildschirm ähnlich dem folgenden Bildschirm anzuzeigen: • Die Kurzwahlen werden alphabetisch sortiert. • Zum Wählen einer gespeicherten Kurzwahlnummer drücken Sie oder neben dem entsprechenden Namen.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Bearbeiten einer Kurzwahl So bearbeiten Sie eine Kurzwahl: 1. Drücken Sie K-Wahl unddann Bearbeiten. 2. Wählen Sie die zu bearbeitende Kurzwahl aus. Zum Anzeigen unterschiedlicher Seiten mit Kurzwahlen drücken Sie 3. Wenn der erforderliche Eintrag angezeigt wird, drücken Sie die benachbarte Taste oder 4.
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Verwenden von Kurzwahlen • Beispielsweise ist Taste 2 auch mit A, B und C beschriftet. Wenn Sie ein C eingeben möchten, drücken Sie die Taste 2, bis ein C angezeigt wird. • Um über dieselbe Taste den nächsten Buchstaben einzugeben, beispielsweise ein A, drücken Sie , um den Cursor nach rechts zu setzen und geben Sie dann das Zeichen ein, oder drücken Sie einfach eine andere Taste.
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4610 und 5610 Benutzerhandbuch Hinweis • Die Steuerelemente in diesem Bildschirm sind kontextabhängig, d. h. sie werden nur dann angezeigt, wenn sie zutreffen. Beispielsweise wird Speichern nur dann angezeigt, wenn sowohl ein Name als auch eine Nummer eingegeben wurde. 8. Wenn Sie die Nummer eingegeben haben, drücken Sie Speich.
Verwendung des Anrufprotokolls Überblick über das Anrufprotokoll Das Telefon führt ein Anrufprotokoll. Um darauf zuzugreifen, drücken Sie Protok. In diesem Anrufprotokoll werden nicht beantwortete Anrufe, ausgehende getätigte und eingehende entgegengenommene Anrufe aufgezeichnet. In jeder dieser drei Kategorien werden die jeweils letzten 30 Anrufe aufgeführt.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Auf die Anrufprotokolle zugreifen So rufen Sie die Anrufprotokolle auf: 1. Drücken Sie Protok. 2. Das Anrufprotokoll wird im Protokoll für Überg. Anrufe immer aufgerufen. • Überg.: Das Protokoll mit den Anrufen, die bei Ihrer Nebenstellen eingegangen sind, aber nicht beantwortet wurden.
Verwendung des Anrufprotokolls So verwenden Sie einen Protokolleintrag als Kurzwahl So verwenden Sie einen Protokolleintrag als Kurzwahl: 1. Suchen Sie den gewünschten Eintrag in der Liste Überg., AN Ang. oder Abgeh. 2. Mithilfe der Taste bzw. können Sie zwischen den Seiten hin und her wechseln. 3.
Visual Voice verwenden Visual Voice - Überblick Visual Voice gewährt Ihnen Zugang zu Ihrer Mailbox mithilfe von Soft-Tasten und den zugeordneten Funktionstasten, einer benutzerfreundlicheren Steueroption. Visual Voice wird durch Drücken auf Voice aufgerufen. Wählen Sie dann aus den angezeigten Optionen: •...
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Voicemails abhören Zum Abhören Ihrer Voicemails oder Gruppen-Voicemails: 1. Drücken Sie Voice. 2. Drücken Sie auf Abhören (für Ihre Nachrichten) oder <Gruppenname> (für Ihre Sammelanschlussnachrichten), zum Beispiel Verkauf (25). 3. Geben Sie auf Aufforderung das Passwort ein. Falls Ihre Nebenstelle als vertrauenswürdige Quelle konfiguriert wurde, ist kein Passwort erforderlich.
Visual Voice verwenden Voicemails schicken So schicken Sie eine Nachricht an eine andere Person oder Gruppe: 1. Drücken Sie Voice. 2. Drücken Sie auf Nachricht und wählen Sie die Nebenstelle der Person oder Gruppe. 3. Drücken Sie wieder auf Nachricht. Die Soft-Taste Aufzeichnen wird angezeigt. Aufzeichnen.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Ihr Mailbox-Passwort ändern Hinweis • Bei der Änderung Ihres Mailbox-Passworts empfiehlt es sich, keine aufeinander folgenden Nummern (1234, 6789, 8765 usw.) oder vorhandenen Nebenstellennummern zu verwenden. So ändern Sie Ihr Mailbox-Passwort: 1. Drücken Sie Voice. 2. Drücken Sie auf Passwort.
Visual Voice verwenden E-Mail-Alarme Die E-mail-Option wird angezeigt, falls: • Sie Voicemail Pro installiert haben • Voicemail Email für Sie konfiguriert wurde. So betrachten oder ändern Sie den aktuellen E-Mail-Alarmstatus: 1. Drücken Sie Voice. 2. Drücken Sie auf E-Mail. Sie werden zur Eingabe Ihres aktuellen Voicemail-Passworts aufgefordert.
Ändern von Optionen Individuelle Rufsignale IP Office verwendet leicht unterscheidbare Rufsignale für unterschiedliche Anruftypen: • Ein wiederholtes einfaches Rufzeichen für interne Anrufe. • Ein wiederholtes doppeltes Rufzeichen für externe Anrufe. • Ein einfaches Rufzeichen gefolgt von zwei kurzen Rufzeichen für Rückrufe. Diese Optionen werden von IP Office festgelegt.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch IP-Einstellungen anzeigen In diesem IP-Einstellungs-Bildschirm können Sie auf Telefon- und Systeminformationen zugreifen. Diese Informationen sind für Benutzer normalerweise nicht relevant; zu Fehlerbehebungszwecken könnten Sie jedoch von Ihrem Systemadministrator nach bestimmten Werten in den Statusbildschirmen gefragt werden. Von Ihrem Telefon aus können die Daten auf den Statusbildschirmen zwar angezeigt, jedoch nicht geändert werden.
Ändern von Optionen Ändern von Funktionstastenbezeichnungen Dies Funktion kann dazu benutzt werden, die Textbezeichnungen, die neben den Tasten gezeigt werden, zu bearbeiten und zu ändern. So ändern Sie die Funktionstastenbezeichnungen: 1. Drücken Sie Optionen. 2. Drücken Sie und dann Funktionstastenbezeichnung. 3.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Auswahl der Auswahl der Sprache Wenn das Telefon installiert wird, wird der Displaytext auf Englisch angezeigt. Folgende Sprachen stehen anschließend zur Auswahl: Englisch (English), Deutsch, Französisch (Français), Spanisch (Español), Italienisch (Italiano), Niederländisch (Nederlands), Portugiesisch (Português) und Japanisch (Katakana-Zeichen).
Ändern von Optionen Anz. b. Anruf Über diese Option legen Sie fest, ob beim Entgegennehmen eines Anrufs der Telefonbildschirm angezeigt werden soll. Wenn die Option Anz. b. Anruf? auf Ja (die Standardeinstellung) gesetzt ist, wird, wenn Sie einen Anruf entgegennehmen, im Anzeigebereich der Telefonbildschirm angezeigt, unabhängig davon, mit welchem Bildschirm Sie vorher gearbeitet haben.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Optisches Rufsignal Wenn diese Option auf Nein gesetzt ist (Standard), werden eingehende Anrufe lediglich durch Klingeln angekündigt. Wenn Ja eingestellt ist, klingelt das Telefon und die Sprachnachrichtsleuchte blinkt, um Sie auf eingehende Anrufe aufmerksam zu machen. So ändern Sie die Einstellung für das optische Rufsignal: 1.
Funktionstasten Überblick über die Funktionstasten Über die Funktionstasten und Softtasten können Sie auf eine Reihe von Systemfunktionen zugreifen. In der Anzeige erscheint neben der Taste der Name der Funktion. Einige dieser Funktionen sind Standardfunktionen, die von allen Telefonen unterstützt werden und stets zur Verfügung stehen (z.B.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Programmieren von Funktionstasten Wenn für eine der Telefontasten die Funktion Admin oder Admin 1 programmiert wurde, können Sie weitere Funktionen auf anderen Funktionstasten programmieren. Admin und Admin1 werden den Funktionstasten von Ihrem Systemadministrator zugewiesen und erscheinen auf einem Menübildschirm, der in etwa folgendermaßen aussieht: In den beiden Tabellen unten werden die vom Benutzer programmierbaren Funktionen angezeigt, die über Admin und Admin1 verfügbar sind.
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Funktionstasten Zusätzlich gibt es die Taste Erkl?. Über diese Taste können Sie anstelle der standardmäßig angezeigten Abkürzungen Ihre eigenen ausführlichen Beschreibungen anzeigen. Siehe Programmiermodus - Abkürzungen bzw. Programmiermodus - ausführlich. Admin1: Folgende programmierbare Funktionen stehen über eine Admin1-Taste zur Verfügung: Name Beschreibung Umschaltbar...
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Programmiermodus - Abkürzungen 1. Drücken Sie Admin oder Admin 1. Siehe Programmieren von Funktionstasten. 2. Das Admin- bzw. Admin1-Menü ähnlich wie folgt angezeigt: Admin-Seiten Mit Ausnahme von Erkl? stellen die angezeigten Namen die Funktionen dar, die Sie den Tasten zuweisen können.
Funktionstasten 9. Wenn der Displaybereich bereits eine programmierte Funktion aufweist, wird MERKMAL AUF TASTE angezeigt. Drücken Sie die Taste oder , bis am rechten Rand des Displays Erstz, BeiB und Entf angezeigt werden. • Um die vorhandene Funktion durch die gerade programmierte Funktion zu ersetzen, drücken Sie Erstz .
Systemfunktionen Einführung Über Kurzwahlen können Sie nicht nur auf Sonderfunktionen Ihres Telefons zugreifen, sondern auch auf eine Reihe von Systemfunktionen. Diese Anleitungen gelten für die Standardkonfiguration des Systems. Es wird davon ausgegangen, dass Sie die Standardfunktionscodes für die Leistungsmerkmale verwenden. Weiterhin wird vorausgesetzt, dass Sie uneingeschränkten Zugriff auf alle Leistungsmerkmale und das öffentliche Telefonnetz haben.
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4610 und 5610 Benutzerhandbuch • Um "Rufweiterleitung nach keine Antwort" einzuschalten, wählen Sie *05. Diese Funktion schalten Sie mit *06 wieder aus. • Um "Sammelanschlussanrufe weiterleiten" einzuschalten, wählen Sie *50. Diese Funktion schalten Sie mit *51 wieder aus. Diese Einstellung gilt nur, wenn "Rufweiterleitung sofort" eingeschaltet ist.
Systemfunktionen Umleiten von Anrufen Sie können Ihre Anrufe mittels Rufumleitungan eine andere Nebenstelle umleiten. Im Gegensatz zu Weiterleiten kann Rufumleitung nur zum Umleiten von Anrufen an eine andere interne Nebenstelle auf demselben IP Office verwendet werden. Hinweis • Wenn Sie an der temporären Nebenstelle keine Anrufe annehmen, werden diese Anrufe an Ihre Voicemail- oder Weiterleitungsnummer weitergeleitet.
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Voicemail Sie können Ihre VoiceMail aktivieren, um Anrufern zu ermöglichen, Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen, wenn Sie nicht im Büro sind, nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen oder einen anderen Anruf entgegennehmen. VoiceMail-Nachrichten können intern oder extern von einem beliebigen Telefon abgehört werden.
Systemfunktionen Standard-Funktionscodes Nachfolgend sind die normalen Standardfunktionscodes aufgeführt, die allen Benutzern zur Verfügung stehen. Ihr Systemadministrator kann bei Bedarf zusätzliche Codes für andere Funktionen und für Kurzwahlen hinzufügen. Der Buchstabe N sollte in den folgenden Angaben durch die jeweilige Nummer ersetzt werden. Ersetzen Sie beispielsweise bei *07*N# den Buchstaben N durch die Nummer der Nebenstelle, an die Ihre Anrufe weitergeleitet werden sollen, wenn die Rufweiterleitung aktiviert ist.
Verwaltung und Fehlersuche Überblick In diesem Abschnitt finden Sie hilfreiche Hinweise zu folgenden Maßnahmen: • Testen des Telefons, um sicherzustellen, dass es korrekt funktioniert; • Erste Schritte zur Fehlersuche; die Tabelle enthält die Probleme, denen Sie als Endbenutzer am häufigsten begegnen, und bietet entsprechende Lösungsvorschläge an; •...
4610 und 5610 Benutzerhandbuch Erste Schritte zur Fehlersuche • Telefon wird nicht aktiviert, während es erstmals angeschlossen wird: Wenn das Telefon vom Systemadministrator noch nicht initialisiert wurde, kann es mehrere Minuten dauern, bis es betriebsbereit ist. Direkt nach dem Anschließen beginnt das Telefon mit dem Herunterladen der für den Betrieb erforderlichen Software, der IP-Adresse und aller vom Systemadministrator programmierten Sonderfunktionen von dem Server, mit dem es verbunden ist.
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Verwaltung und Fehlersuche ANRUFPROTOKOLL-ANWENDUNG: • Das Wählen nach Auswahl eines Anrufprotokolleintrags funktioniert nicht: Vergewissern Sie sich, dass nicht bereits alle Anrufpräsentationstasten (eingehende/ausgehende Leitungen) in Verwendung sind. Ist dies der Fall, warten Sie, bis eine Leitung frei wird, und tätigen Sie dann den Anruf. •...
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4610 und 5610 Benutzerhandbuch Die Leistungsdaten und Angaben in diesem Dokument sind typisch und müssen ausdrücklich schriftlich von Avaya bestätigt werden, bevor sie auf eine Bestellung oder einen Auftrag angewendet werden dürfen. Änderungen und Ergänzungen an den ausführlichen Spezifikationen vorbehalten. Die Veröffentlichung der Informationen in diesem Dokument entbindet den Leser nicht von den Patentrechten oder anderen Schutzrechten der Firma Avaya oder anderer Firmen.