Verwandte Anleitungen für Aastra OpenVoice 200
Inhaltszusammenfassung für Aastra OpenVoice 200
- Seite 1 OpenVoice 200 Voice-Mail-System Bedienungsanleitung Kommunikationssysteme OpenCom X320 OpenCom 130/131/150 OpenCom 510...
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Seite 2: Willkommen Bei Aastra
Willkommen bei Aastra Vielen Dank, dass Sie sich für ein Produkt von Aastra entschieden haben. Unser Produkt steht für höchste Qualitätsansprüche, gepaart mit hochwertigem Design. Die folgende Bedienungsanleitung wird Sie beim Gebrauch Ihres OpenVoice begleiten und alle wesentlichen Fragen beantworten. -
Seite 3: Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis OpenVoice ..............5 Die Leistungsmerkmale . - Seite 4 … am OpenPhone 52............25 … an den Systemendgeräten OpenPhone 26/27 und Aastra 142d ..25 …...
- Seite 5 Anhang ............... . 37 Technische Daten .
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Seite 7: Openvoice
OpenVoice OpenVoice Das Programmpaket OpenVoice ist das intelligente Voice-Mail-System des Kommu- nikationssystems OpenCom 100. Es erweitert die OpenCom 100 um ein digitales Sprachspeicher- und Sprachinformationssystem. Mit seinen komfortablen Leistungs- merkmalen und seiner einfachen Bedienbarkeit kann es effektiv zur Verbesserung der internen und externen Sprachkommunikation eingesetzt werden. - Seite 8 OpenVoice Mit der grafischen Übersicht des Sprachmenüs im Anhang dieser Bedienungsan- leitung erhalten Sie eine auch für den separaten Druck und Gebrauch geeignete, zusammenfassende Darstellung der verfügbaren Funktionen. Hinweis Die vorliegende Anleitung beschreibt die für den Einsatz und die Bedienung des Pro- gramms OpenVoice notwendigen Leistungsmerkmale und Funktionen.
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Seite 9: Die Leistungsmerkmale
Die Leistungsmerkmale Die Leistungsmerkmale In einem intelligenten Sprachbox-System stehen den Benutzern komfortable Voice- Mail-Funktionen mit einfacher Bedienbarkeit zur Verfügung. Das Programm Open- Voice kann über gleiche Bedienprozeduren an schnurgebundenen und schnurlosen Systemendgeräten sowie an Standardendgeräten mit Mehrfrequenzwahlverfahren (MFV) genutzt werden. Die meisten Leistungsmerkmale des Programms OpenVoice können ohne PC direkt an den Endgeräten eingestellt werden. -
Seite 10: Rufnummer Und Zeitstempel
Die Leistungsmerkmale Rufnummer und Zeitstempel Jede in die Sprachbox eingegangene Nachricht wird automatisch mit Datum und Uhrzeit der Aufnahme versehen. Ebenso wird – sofern übermittelt – die Rufnummer eines Anrufers vermerkt. Rufnummer und Zeitstempel können beim Abhören der Nachricht wiedergegeben, an Systemendgeräten zusätzlich am Display angezeigt werden. -
Seite 11: Benachrichtigung Bei Nachrichteneingang
Der Eingang neuer Sprachbox-Nachrichten wird am Endgerät akustisch oder optisch signalisiert (MWI: „Message Waiting Indication”). Benutzer von Systemtelefonen, z. B. einem Aastra 6773 (OpenPhone 73) werden über LED und Displayanzeige informiert. An schnurlosen Systemendgeräten, z. B. am OpenPhone 27 und in der Applikation OpenCTI 50 werden neue Nachrichten durch besondere Symbole gekennzeichnet. -
Seite 12: Weiterleiten Zum Sprachbox-Vertreter
Die Leistungsmerkmale Weiterleiten zum Sprachbox-Vertreter Hat der Sprachbox-Inhaber einen Vertreter eingerichtet, die Umleitung zum Vertreter aber nicht aktiviert, kann sich ein Anrufer selbst zum Vertreter durchstellen. Dazu muss der Anrufer die Stern-Taste drücken, während er den Begrüßungstext der Sprachbox hört oder nachdem er begonnen hat, seine Nachricht aufzusprechen. Tipp: Der Sprachbox-Inhaber sollte in seinem Begrüßungstext den Anrufer informieren, dass er durch Drücken der Stern-Taste... -
Seite 13: Bedienfunktionen
Die Leistungsmerkmale Bedienfunktionen Sprachbox mit PIN schützen Jeder Inhaber einer Sprachbox hat die Möglichkeit, den Zugang zu seiner Sprachbox mit einer Geheimzahl zu schützen und diese PIN beliebig zu ändern. Die Abfrage dieser Geheimzahl kann er jederzeit ein- bzw. ausschalten. Rufumleitungen zur Sprachbox Jeder Inhaber einer Sprachbox hat die Möglichkeit, die Rufumleitung zu seiner Sprachbox selbst einzustellen. -
Seite 14: Begrüßungs- Und Verabschiedungstexte
Die Leistungsmerkmale Begrüßungs- und Verabschiedungstexte Jeder Inhaber einer Sprachbox hat die Möglichkeit, den Text für die Begrüßung und die Verabschiedung von Anrufern seiner Sprachbox selbst zu wählen. Er kann sich für die mitgelieferten Standardtexte entscheiden oder persönliche Texte aufsprechen und bearbeiten. Ist für seine Sprachbox die Funktion Zentraler Begrüßungstext änderbar aktiviert, kann er auch die zentralen Begrüßungstexte bearbeiten. -
Seite 15: Nachricht Weiterleiten
Die Leistungsmerkmale werden. Voraussetzung für diese Funktion ist, dass der Anrufer die Anzeige seiner Ruf- nummer nicht unterdrückt hatte. Nachricht weiterleiten Jeder Inhaber einer Sprachbox hat die Möglichkeit, eine eingegangene Sprachnach- richt an den Inhaber einer anderen Sprachbox weiterzuleiten und die Nachricht dabei zusätzlich um einen gesprochenen Kommentar zu erweitern. -
Seite 16: Der Lieferumfang
Dateien für das Sprachmenü von OpenVoice zur Benutzerführung an den Endgeräten (sind auf der Produkt-CD der OpenCom 100 enthalten) • die Bedienungsanleitung „OpenVoice 200” als Datei (ist im PDF-Format auf der Produkt-CD der OpenCom 100 enthalten) Speicherkarte Zum Betrieb von OpenVoice benötigen Sie eine Speicherkarte. Auf dieser Speicher- karte werden die Ansagetexte des Sprachmenüs, Begrüßungs- und Verabschiedungs-... - Seite 17 Der Lieferumfang Zur Erhöhung der Aufzeichnungskapazität wird eine Kompression verwendet. Die jeweils freie Gesamtkapazität auf der Karte wird dynamisch auf alle Sprachboxen auf- geteilt, der für die einzelnen Sprachboxen definierte Speicherplatz wird nicht reserviert. Ausbaustufen Das Programmpaket OpenVoice wird in mehreren Ausbaustufen angeboten. Die Pakete unterscheiden sich in der Anzahl der unterstützten Sprachboxen: •...
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Seite 18: Lizenzierung: Die Freigabe-Prozedur
Web-Konsole des Kommunikationssystems im Konfigurator, Menü Syste- minfo: Versionen auslesen; – einen Internet-Zugang, um aus diesen Angaben den Freischaltkey auf dem Lizenzserver von Aastra zu erzeugen. Hinweise für das Vorgehen beim Generieren des Freischaltkeys finden Sie in der Lizenzbestätigung. -
Seite 19: Konfiguration Und Administration
Bei einem Update der Firmware müssen eventuell die aktuellen Sprachdateien geladen werden. Sie finden die Sprachdateien auf der Produkt-CD der OpenCom 100. Fachhändler und Vertriebspartner von Aastra können diese Dateien alternativ auch unter http:// www.aastra.de im passwort-geschützten Partnerbereich des ExtraNet beziehen. Hinweis Weitere Informationen zum Update der Firmware und zur Konfiguration von Open- Voice finden Sie in der Online-Hilfe. - Seite 20 Konfiguration und Administration Sie richten hier die Rufnummer für OpenVoice ein, über die Benutzer der OpenCom 100 ihre Sprachboxen abfragen können. Richten Sie im Menü OpenVoice: Sprachboxen eine oder mehrere (maximal bis zur lizenzierten Anzahl) Sprachboxen für die Benutzer der OpenCom 100 ein (siehe dazu den Abschnitt Sie verwalten Sprachboxen …...
- Seite 21 Konfiguration und Administration • Sie richten eine neue Sprachbox ein bzw. Sie löschen eine vorhandene. • Sie wählen die Sprache aus, in der Anrufer einer ausgewählten Sprachbox durch das Sprachmenü geführt werden. • Sie legen die maximale Aufzeichnungszeit für eine Sprachbox fest. Die Speicherkapazität des Systems wird dabei dynamisch auf alle Sprachboxen (d.
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Seite 22: Openvoice Benutzen
OpenVoice benutzen OpenVoice benutzen Wenn Ihr Systemadministrator für die Rufnummer eines Endgerätes eine Sprachbox eingerichtet hat, werden Anrufe, die Sie dort nicht entgegennehmen (können), auf diese Box umgeleitet. Sie finden in diesem Kapitel Anleitungen, wie Sie OpenVoice an Ihren verschiedenen Endgeräten benutzen, um mit diesen Sprachboxen arbeiten zu können. -
Seite 23: Am Endgerät
OpenVoice benutzen • Für die Begrüßung und Verabschiedung von Anrufern können Sie mit OpenVoice individuelle Texte verfassen und bearbeiten. Bei Bedarf können Sie auch die jewei- ligen Standardtexte wieder aktivieren. • Bei entsprechender Berechtigung können Sie zentrale Begrüßungstexte verfassen und bearbeiten. •... -
Seite 24: Über Die Applikation Opencti 50
OpenVoice benutzen Tipp: An einem Systemendgerät können Sie die Abfrage von Sprach- boxnachrichten auch auf eine Funktionstaste programmieren (siehe Funktionstaste programmieren ab Seite 29). … über die Applikation OpenCTI 50 Auch über die Applikation OpenCTI 50 können Sie Ihre Sprachbox individuell ein- stellen (und damit einige der Voreinstellungen des Administrators überschreiben). -
Seite 25: Sprachbox Von Intern Anrufen
OpenVoice benutzen Sprachbox von intern anrufen Für die direkte Abfrage Ihrer Sprachbox haben Sie intern mehrere Möglichkeiten: … von einem Telefon aus, dessen Rufnummer Ihrer Sprachbox nicht zugeordnet Geben Sie die interne Rufnummer ein, die Ihr Systemadministrator für OpenVoice eingerichtet hat oder drücken Sie die von Ihnen programmierte Funktionstaste (siehe Funktionstaste programmieren ab Seite 29). - Seite 26 OpenVoice benutzen … von einem Telefon aus, dessen Rufnummer Ihrer Sprachbox zugeordnet ist Geben Sie die interne Rufnummer ein, die Ihr Systemadministrator für OpenVoice eingerichtet hat. Falls die Abfrage der Geheimzahl eingeschaltet ist, geben Sie diese nach der Auf- forderung ein. Sie werden jetzt direkt mit Ihrer Sprachbox verbunden, OpenVoice informiert Sie, ob neue Nachrichten in dieser Sprachbox vorliegen.
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Seite 27: So Werden Neue Nachrichten Signalisiert
Mail informieren lassen. Dies setzt voraus, dass Sie diese Funktion in der Applikation OpenCTI 50 konfiguriert haben. Informationen dazu finden Sie in der Online-Hilfe. … an den Systemtelefonen Aastra 677x (OpenPhone 7x) und OpenPhone 6x Die LED der Info-Taste blinkt, am Display wird über eingegangene Nachrichten im Infos Menü... -
Seite 28: Nachrichten Abfragen Und Bearbeiten
OpenVoice benutzen Nachrichten abfragen und bearbeiten … an den Systemtelefonen Aastra 677x (OpenPhone 7x) und OpenPhone 6x 4 Sprachbox Drücken Sie die Info-Taste kurz und wählen Sie den Eintrag oder drücken Sie die von Ihnen programmierte Funktionstaste (siehe Funktionstaste programmieren ab Seite 29). -
Seite 29: An Den Systemendgeräten Openphone 26/27 Und Aastra 142D
OpenVoice benutzen … an den Systemendgeräten OpenPhone 26/27 und Aastra 142d Drücken Sie die Info-Taste kurz. Sprachboxnachr. Wählen Sie den Eintrag und bestätigen Sie mit dem Softkey Sie sehen eine Liste eingegangener Nachrichten, die zuletzt eingegangenen stehen am Anfang der Liste. Neue, noch nicht abgehörte Nachrichten sind mit einem „+”... -
Seite 30: In Der Applikation Opencti 50
OpenVoice benutzen … in der Applikation OpenCTI 50 Wählen Sie das Systemendgerät aus, dessen Anrufliste Sie einsehen wollen. Klicken Sie das Register Anrufe an. Sie sehen Anrufe, die Sie nicht erreicht haben. Sprachbox-Nachrichten sind mit dem Icon gekennzeichnet. Klicken Sie ein Icon an, um die Nachricht abzuhören. Wenn Sie den Anrufer zurückrufen wollen, klicken Sie dessen Rufnummer an (sofern diese übermittelt wurde). -
Seite 31: Funktionstaste Programmieren
Für alle weiteren Bedienschritte folgen Sie den Anweisungen des Sprachmenüs. Funktionstaste programmieren An einem Systemendgerät (z. B. einem Aastra 6773 (OpenPhone 73)) können Sie zur Abfrage von Sprachboxnachrichten eine Funktionstaste programmieren. Über diese Funktionstaste können Sie dann die in Ihrer Sprachbox gespeicherten Nachrichten abhören. -
Seite 32: Die Menücard „Sprachbox
: Sie sehen die Liste eingegangener Nachrichten und können diese bearbeiten (siehe dazu im Kapitel Nachrichten abfragen und bearbeiten Abschnitte … an den Systemtelefonen Aastra 677x (OpenPhone 7x) und OpenPhone 6x ab Seite 26 und … an den Systemendgeräten OpenPhone 26/27 und Aastra 142d ab Seite 27). -
Seite 33: Menü „1 Neue Nachrichten
OpenVoice benutzen Hinweis Häufig wiederkehrende Eingaben können Sie durch die Eingabe einer Folge entspre- chender Kennzahlen – einer „Kennzahlenprozedur” – verkürzen. Dies kann sowohl vor wie auch während der akustischen Ansagen passieren. Die Kennzahlen entneh- men Sie der grafischen Übersicht auf den letzten Seiten dieser Bedienungsanleitung. Die folgenden Beispiele gehen davon aus, dass für OpenVoice die Rufnummer 96 eingerichtet worden ist. -
Seite 34: Menü „2 Vorhandene Nachrichten
OpenVoice benutzen Menü „2 Vorhandene Nachrichten” In diesem Menü hören Sie die vorhandenen Nachrichten ab, die noch gespeichert sind. Für jede Nachricht werden die Rufnummer des Anrufers und der Zeitpunkt des Anrufs 3ƒZentrale Einstellungen (Datum und Uhrzeit) angesagt, sofern Sie dies im Menü eingestellt haben und die Informationen verfügbar sind. -
Seite 35: Menü „3 Zentrale Einstellungen
OpenVoice benutzen Menü „3 Zentrale Einstellungen” In diesem Menü legen Sie fest, mit welchen Texten Anrufer Ihrer Sprachbox begrüßt und verabschiedet werden, ob und wie Nachrichten in der Sprachbox aufgezeichnet, wie und wem eintreffende Nachrichten signalisiert werden. Hier können Sie auch einen Vertreter festlegen, der anstelle der Sprachbox gerufen werden soll. - Seite 36 OpenVoice benutzen Sie schalten in diesem Beispiel die Ansage der Rufnummer ein/aus: die Ansage wird auf geschaltet, wenn sie vorher auf stand, sie wird auf geschaltet, wenn sie vorher auf stand. Sie schalten die Abfrage der Geheimzahl für interne Anrufe bei der Sprachbox ein oder aus.
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Seite 37: Menü „4 Zentrale Begrüßungstexte
OpenVoice benutzen Ein Anrufer kann sich nun selbst zum Vertreter durchstellen. Dazu muss er die Stern-Taste drücken, während er den Begrüßungstext ihrer Sprachbox hört oder nachdem er begonnen hat, seine Nachricht aufzusprechen. Sie sollten in Ihrem Begrüßungstext die Anrufer informieren, dass sie durch Drücken der Stern-Taste mit ihrem Vertreter verbunden werden können. -
Seite 38: Menü „5 Sprachbox Wechseln
OpenVoice benutzen Menü „5 Sprachbox wechseln” In diesem Menü können Sie von Ihrer aktuellen Sprachbox direkt in eine andere Sprachbox wechseln. Der Wechsel zu einer anderen Sprachbox ist nur möglich, wenn für diese die Berech- tigung zur Fernabfrage eingeschaltet ist. Sie werden aufgefordert, die Rufnummer und die Geheimzahl der anderen Sprachbox einzugeben. -
Seite 39: Anhang
Anhang Anhang Technische Daten Anzahl Sprachkanäle (Ports) OpenCom X320: 8 OpenCom 130/131/150: 6 OpenCom 510: 4 Anzahl Sprachboxen OpenVoice 202L: maximal 2 OpenVoice 210L: maximal 10 OpenVoice 220L: maximal 20 OpenVoice 260L: maximal 60 Bauart und Speicherkapazität bei einer OpenCom 130, OpenCom 131, (einschließlich Ansagetexte) OpenCom 150 mit einer Compact Flash Card, 256 MB: 8 h... - Seite 40 Anhang Message Waiting Indication (MWI) Benachrichtigungsruf E-Mail bei Nachrichteneingang ja (konfigurierbar über die Applikation OpenCTI 50) Vertreterfunktion Zeitstempel Nachrichten über PC hören Rückruf per Kennzahl Nachricht weiterleiten Sprachbox wechseln Mitteilung hinterlassen Länge der Sprachbox-PIN 4-stellig Stromversorgung über Kommunikationssystem OpenCom 100 Umgebungsbedingungen wie Kommunikationssystem OpenCom 100...
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Seite 41: Übersicht: Sprachmenü
Anhang Übersicht: Sprachmenü Nachrichten und Zentrale Begrüßungstexte Sprachbox anrufen: 1. Rufen Sie OpenVoice unter der vom Systemverwalter eingerichteten Hauptmenü internen Rufnummer an. 1 Neue Nachrichten 2. Folgen Sie den Anweisungen 2 Vorhandene Nachrichten des Sprachmenüs. 3 Zentrale Einstellungen In allen Menüs: 4 Zentrale Begrüßungstexte Eingabe bestätigen 5 Sprachbox wechseln... -
Seite 42: Zentrale Einstellungen
Anhang Zentrale Einstellungen Sprachbox anrufen: 1. Rufen Sie OpenVoice unter der vom Systemverwalter eingerichteten Hauptmenü internen Rufnummer an. 1 Neue Nachrichten 2. Folgen Sie den Anweisungen 2 Vorhandene Nachrichten des Sprachmenüs. 3 Zentrale Einstellungen In allen Menüs: 4 Zentrale Begrüßungstexte Eingabe bestätigen 5 Sprachbox wechseln Aktion abbrechen... - Seite 44 Copyright 2011 www.aastra.com Alle Rechte vorbehalten Ausgabe: 17.09.2011 Technische Änderungen vorbehalten...