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VOR VERWENDUNG DER DOKUMENTENABLAGE
Dieser Abschnitt enthält Informationen, die Sie kennen sollten, bevor Sie die Dokumentablagefunktion verwenden.
Ordner
Es gibt drei Arten von Ordnern, die für das Speichern von Dateien mit Hilfe der Dokumentenablage verwendet werden.
Offene Ablage
In diesem Ordner werden Dokumente gespeichert, die mithilfe der Taste [Offene Ablage] gescannt wurden. Jedem
Auftrag werden automatisch ein Benutzername und ein Dateiname zugewiesen.
Hauptordner
In diesem Ordner werden Dokumente gespeichert, die mithilfe der Taste [Ablage] gescannt wurden.
Wenn Sie einen Auftrag im Hauptordner speichern, können Sie einen zuvor gespeicherten Benutzernamen festlegen
und einen Dateinamen zuweisen.
Beim Speichern einer Datei kann auch ein Kennwort festgelegt werden ([Vertraulich] speichern).
Spezifischer Ordner
In diesem Ordner können Ordner mit benutzerdefinierten Namen angelegt werden.
Wird ein Dokument mit der Taste [Ablage] gescannt und ein Ordner ausgewählt, so wird das Dokument in dem
festgelegten Ordner gespeichert.
Wie beim Hauptordner können Sie bei anwenderspezifischen Ordnern während des Speicherns einen zuvor gespeicherten
Benutzernamen festlegen und einen Dateinamen zuweisen.
Für anwenderspezifische Ordner sowie für die in anwenderspezifischen Ordnern gespeicherten Dateien können Passwörter festgelegt werden.
Auf der Festplatte können maximal 1000 anwenderspezifische Ordner erstellt werden.
Zum Speichern empfohlene Informationen
Beim Speichern eines Auftrags mit dem Befehl "Ablage" oder "Scan zu HDD" sollten die folgenden Informationen mitgespeichert
werden. Diese Einstellungen sind nicht erforderlich, wenn Sie einen Auftrag mit der Funktion "Offene Ablage" speichern.
Benutzername
Spezifischer
Ordner
Mein Ordner
• Systemeinstellungen:
Diese Einstellung wird verwendet, um kundenspezifische Ordner für die Dokumentenablage zu erstellen. Für einen
kundenspezifischen Ordner kann ein Passwort festgelegt werden.
• Systemeinstellungen (Administrator): Benutzerliste
Wird verwendet, um einen Benutzernamen zu speichern und einen Ordner als "Mein Ordner" festzulegen.
Offene
Ablage
Ist erforderlich, wenn Sie den gespeicherten Dateien einen Benutzernamen zuordnen. Die
Benutzernamen werden in der "Benutzerliste" unter den Systemeinstellungen (Administrator) gespeichert.
Ein Benutzername wird auch als Suchbedingungen bei der Suche nach einer Datei verwendet.
Der Hauptordner steht anfänglich als Speicherort für die Funktionen "Ablage" und "Scannen auf Festplatte"
zur Verfügung. Wenn mit dem Befehl "Doku.-Ablage-Kontrolle" in den Systemeinstellungen eigene Ordner
erstellt wurden, kann ein selbst angelegter Ordner als Speicherort für Dateien festgelegt werden. Zwecks
Zugriffsbeschränkung für andere Benutzer kann ein eigener Ordner mit einem Passwort geschützt werden.
"Mein Ordner" wird über die "Benutzerliste" in den Systemeinstellungen (Administrator) festgelegt. Sie
können entweder den Hauptordner oder einen zuvor erstellten kundenspezifischen Ordner als "Mein
Ordner" auswählen oder einen neuen "Mein Ordner" selbst erstellen. Wenn die Benutzer-Authentifizierung
aktiviert ist, wird "Mein Ordner" immer erstellt und als Ziel für "Ablage" und "Scan zu HDD" verwendet.
Doku.-Ablage Kontrolle
Ordner auf der Festplatte
Hauptordner
Spezifischer Ordner
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